Przygotowanie do wyceny sieci sprowadza się do kilku prostych rzeczy, które skracają cały proces i czynią go dokładniejszym, a żadna z nich nie wymaga znajomości sieci. Ten artykuł zbiera je w checklistę, tłumaczy, co konkretnie zmienia każdy punkt, i pokazuje, dlaczego niedoprecyzowana wycena kończy się aneksem.
Przygotowanie do wyceny sieci: dlaczego to ma znaczenie
Wycena instalacji sieciowej jest w gruncie rzeczy odpowiedzią na pytanie o ilość pracy oraz materiału, dlatego im mniej wiadomo o obiekcie, tym większy margines niepewności trzeba w niej zawrzeć.
Margines ten prowadzi w jedną z dwóch niekorzystnych stron: wykonawca dolicza zapas na nieznane, przez co oferta staje się droższa, niż musi, albo wycenia optymistycznie, a różnica wychodzi podczas prac jako aneks.
Przygotowując kilka rzeczy przed wizją lokalną, można usunąć większość tej niepewności, choć żadna z nich nie wymaga wiedzy technicznej.
Warto znać jeszcze jeden efekt: przygotowane materiały pozwalają porównać oferty, ponieważ trzech wykonawców, którzy dostali ten sam komplet informacji, wycenia ten sam zakres, podczas gdy po haśle „potrzebujemy sieci w biurze” każdy może wycenić coś innego.
Rzut, choćby odręczny
Rzut jest najbardziej użytecznym materiałem z całej listy przygotowań.
Nie musi być projektem architektonicznym, ponieważ wystarczy szkic z podziałem na pomieszczenia i orientacyjnymi wymiarami, a jeżeli na ścianie wisi plan ewakuacyjny, zwykle można wykorzystać jego zdjęcie.
Co warto na nim zaznaczyć:
- gdzie stoi szafa albo urządzenia sieciowe, jeśli już są,
- którędy wchodzi łącze operatora,
- które pomieszczenia są, a które nie są w zakresie prac,
- miejsca, w których wiadomo, że coś nie działa.
Rzut pozwala ustalić odległości, których nie da się wiarygodnie określić podczas rozmowy, a to one decydują o długości kabla, liczbie tras i tym, czy jeden punkt dystrybucyjny wystarczy.
Lista urządzeń, które mają działać
Potrzebna jest nie lista urządzeń podłączonych dzisiaj, lecz tych, które mają działać po zakończeniu prac.
Warto ująć:
- komputery stacjonarne i laptopy, z podziałem na przewodowe i bezprzewodowe,
- drukarki, skanery, urządzenia wielofunkcyjne,
- telefony, jeśli firma używa telefonii przez sieć,
- kamery, kontrolę dostępu, domofony,
- terminale, kolektory, wagi, kasy, sprzęt produkcyjny z podłączeniem sieciowym,
- serwery i dyski sieciowe,
- sprzęt w salach konferencyjnych,
- urządzenia gości, jeśli mają korzystać z sieci.
Dwie grupy, które najczęściej wypadają z tej listy, choć mają duży wpływ na wycenę, to urządzenia zasilane przez kabel sieciowy (kamery, punkty dostępowe, część telefonów) oraz sprzęt techniczny, o którym nikt nie pamięta, ponieważ nie stoi na biurku.
Liczba osób i sposób pracy
Sama liczba pracowników mówi mniej, niż się wydaje, dlatego bardziej przydatne są informacje o sposobie pracy:
- ile osób pracuje jednocześnie w danym obszarze,
- czy praca to głównie poczta i dokumenty, czy wideokonferencje i praca na plikach z serwera,
- czy są godziny szczytu, na przykład poranne logowanie całej zmiany,
- czy planowany jest wzrost zatrudnienia w ciągu dwóch, trzech lat.
Ostatni punkt można tanio uwzględnić na etapie projektu, podczas gdy późniejsza zmiana będzie droga, ponieważ dołożenie dwóch dodatkowych torów przy okazji prac kosztuje ułamek osobnej wizyty za rok.
Dostęp do pomieszczeń i tras
To właśnie w dostępie do pomieszczeń i tras najczęściej powstają różnice między wyceną a rzeczywistością.
Przed wizją lokalną warto ustalić:
- czy da się wejść do wszystkich pomieszczeń w zakresie prac, łącznie z technicznymi,
- czy sufit podwieszany da się otworzyć i czy nad nim jest przestrzeń,
- czy istnieją wolne przepusty między pomieszczeniami, czy trzeba wiercić,
- czy są kanały, korytka lub listwy, które można wykorzystać,
- jakie są ściany: karton-gips, cegła, żelbet. To decyduje o czasie i sprzęcie,
- czy w budynku obowiązują ograniczenia: godziny prac, zgoda zarządcy, wymogi przeciwpożarowe.
Ostatni punkt bywa pomijany, choć w wynajmowanych biurowcach potrafi zablokować prace na tygodnie, dlatego jeśli wynajmujecie powierzchnię, sprawdźcie warunki zgody zarządcy zanim poprosicie o wycenę.
Co już jest i czy zostaje
Jeżeli sieć już istnieje, wykonawca musi wiedzieć, co zastanie na miejscu:
- czy jest dokumentacja instalacji i czy gniazda są opisane,
- ile mniej więcej ma lat okablowanie,
- jakie urządzenia sieciowe pracują i czy są zarządzalne,
- czy ktoś ma do nich dostęp administracyjny,
- co ma zostać, a co idzie do wymiany.
Nie trzeba znać wszystkich odpowiedzi, ponieważ uczciwe „nie wiemy, nikt tego nie prowadził” jest pełnowartościową informacją, która mówi wykonawcy, że pierwszym etapem powinna być inwentaryzacja.
Kiedy firma może nie pracować
Przy modernizacji to pytanie ma większy wpływ na cenę niż połowa pozostałych zagadnień.
Warto ustalić przed rozmową:
- czy prace mogą odbywać się w godzinach pracy, czy tylko poza nimi,
- czy jest weekend albo dzień, w którym firma nie pracuje,
- które systemy nie mogą stracić łączności ani na chwilę,
- czy istnieje okres w roku, w którym przerwa jest wykluczona.
Prace poza godzinami kosztują więcej, choć czasem są jedynym wariantem, dlatego lepiej uwzględnić je na etapie wyceny niż dopiero przy ustalaniu terminu. Zagadnienie rozwijamy w artykule o modernizacji sieci bez przestoju.
Budżet: powiedzieć czy nie
To częste pytanie, na które odpowiedź jest mniej oczywista, niż się wydaje.
Podanie widełek nie oznacza, że wykonawca „ustawi cenę pod budżet”, lecz pozwala dobrać zakres oraz rozwiązania do tego, co faktycznie jest wykonalne. Bez tej informacji może powstać projekt, który dwukrotnie przekracza możliwości firmy, w wyniku czego praca obu stron pójdzie na marne.
Jeżeli nie chcesz podawać kwoty, wskaż przynajmniej priorytet, określając, czy chodzi o najtańsze rozwiązanie jednego problemu, czy o infrastrukturę planowaną na lata.
Czego nie musisz przygotowywać
Aby lista przygotowań nie zniechęcała, warto jasno określić, czego firma nie musi wiedzieć:
- nie musisz wiedzieć, jaki sprzęt kupić. To jest praca wykonawcy,
- nie musisz znać kategorii okablowania ani standardów. Wystarczy opis, co ma działać,
- nie musisz mieć projektu. Rzut odręczny wystarcza do wyceny,
- nie musisz mieć wszystkiego. Każdy punkt z tej listy skraca proces osobno.
Checklista przed wizją lokalną
- Rzut lub szkic z podziałem na pomieszczenia.
- Zaznaczone: szafa, wejście łącza, obszar prac.
- Lista urządzeń, które mają działać po zakończeniu.
- Liczba osób pracujących jednocześnie w każdym obszarze.
- Informacja o rodzaju ścian i dostępności tras.
- Ograniczenia budynku: godziny, zgody, wymogi.
- Stan obecnej instalacji i dostępów.
- Okna, w których firma może nie pracować.
- Priorytet lub widełki budżetowe.
- Osoba kontaktowa z dostępem do pomieszczeń.
Punkt 10 brzmi trywialnie, choć bywa wąskim gardłem, ponieważ wizja lokalna, na której nikt nie ma klucza do pomieszczenia technicznego, kończy się drugą wizytą.
Co powinno się stać po wizji
Po wizji powinno wydarzyć się kilka rzeczy, dzięki którym wiadomo, czego oczekiwać od oferty:
- wykonawca powinien zadać pytania, a nie tylko obejrzeć i wyjść,
- wycena powinna wypunktowywać zakres, nie opisywać go jednym zdaniem,
- powinny być jawnie wymienione wyłączenia: co nie jest w cenie,
- powinien być opisany tryb postępowania przy pracach dodatkowych,
- powinno być jasne, co znajdzie się w dokumentacji po odbiorze.
Jeżeli oferta tego nie zawiera, warto dopytać, korzystając z listy pytań do wykonawcy sieci przed umową, która porządkuje te ustalenia.
Jak to wygląda u nas
Zaczynamy od przeglądu, nie od oferty, sprawdzając stan faktyczny, ustalając zakres i wskazując, co da się zrobić konfiguracją bez nakładu, a co wymaga prac. Wynik przeglądu zostaje u Ciebie niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na współpracę, dzięki czemu możesz go wykorzystać do porównania innych ofert.
Wycenę podajemy w punktach, z jawnymi wyłączeniami i trybem zatwierdzania prac dodatkowych, natomiast terminu nie określamy przed obejrzeniem obiektu.
Po wdrożeniu sieć może zostać w całości po Twojej stronie, wraz z dokumentacją i pełnymi prawami administracyjnymi, albo przejść pod naszą stałą opiekę, której zakres zapisujemy w umowie.
Zakres wdrożeń obejmuje budowę i utrzymanie sieci firmowych, od przeglądu po dokumentację.
Umów bezpłatny przegląd IT i przyjdziemy z pytaniami, nie z katalogiem.