Ile kosztuje outsourcing IT? Cennik obsługi informatycznej firm i sposób porównania ofert
Cena obsługi informatycznej zależy od liczby stanowisk, ale także od okna wsparcia, czasu reakcji, godzin prac w abonamencie i tego, co zostaje poza nim. Pokazujemy modele rozliczeń, aktualny cennik NexaIT, koszty, które wychodzą dopiero na fakturze, i sposób porównania ofert na wspólnej podstawie.
Zapytanie o cennik obsługi IT prawie zawsze zaczyna się od liczby komputerów. To dobry punkt wyjścia, ale dwie oferty na piętnaście stanowisk potrafią różnić się zakresem tak bardzo, że zestawienie samych kwot niczego nie rozstrzyga. Jedna obejmuje serwer, kopie i monitoring, druga helpdesk w godzinach pracy i nic poza tym.
Dlatego ile kosztuje outsourcing IT, da się powiedzieć dopiero po ustaleniu, co dokładnie ma być w cenie. Poniżej opisujemy modele rozliczeń, czynniki, które podnoszą i obniżają koszt, aktualny cennik naszego outsourcingu IT dla firm oraz listę pytań, dzięki którym porównacie oferty uczciwie.
Modele rozliczeń obsługi informatycznej
Na rynku spotkacie cztery podstawowe modele, często w połączeniu.
Rozliczenie godzinowe. Płacicie za faktycznie przepracowany czas. Model sprawdza się w firmie o prostej infrastrukturze i rzadkich potrzebach. Koszt jest trudniejszy do zaplanowania, a profilaktyka, monitoring i aktualizacje wymagają osobnych zleceń, więc zwykle nikt ich nie zleca. U nas godzina helpdesku i wsparcia ogólnego kosztuje 220 zł netto, a administracji i konfiguracji specjalistycznej 280 zł netto. Pierwszą godzinę naliczamy w całości, potem każde rozpoczęte 30 minut.
Pakiet godzin z góry. Kupujecie pulę godzin taniej niż w rozliczeniu bieżącym, z określonym terminem ważności. W naszym cenniku to 10 godzin za 2 090 zł netto, ważne 3 miesiące, albo 20 godzin za 4 000 zł netto, ważne 6 miesięcy.
Abonament. Stała miesięczna opłata za określony zakres: helpdesk, monitoring, aktualizacje, kopie zapasowe, limit godzin prac administracyjnych i zdefiniowane czasy reakcji. Abonament przenosi część odpowiedzialności na dostawcę, bo opłaca mu się zapobiegać awariom.
Model mieszany. Abonament obejmuje bieżące utrzymanie, a projekty, takie jak migracja poczty, nowy serwer czy przebudowa sieci, wyceniane są osobno. Tak działa większość ofert dla firm z serwerem i siecią.
Spotkacie też cenę „za stanowisko” albo „za użytkownika”. To wygodna jednostka do wyceny, ale bez opisu zakresu nie wystarcza do porównania.
Co wpływa na cenę outsourcingu IT
- Liczba stanowisk, serwerów i lokalizacji. Każdy serwer, oddział i urządzenie sieciowe to dodatkowa administracja i monitoring.
- Okno wsparcia i czas reakcji. Helpdesk w dni robocze kosztuje mniej niż dyżur dla awarii krytycznych w weekend, a obsługa całodobowa wymaga dyżurów i zastępstw.
- Godziny prac w abonamencie. Limit godzin administracyjnych odróżnia pakiet, w którym coś się dzieje, od pakietu, który obejmuje tylko przyjmowanie zgłoszeń.
- Złożoność środowiska. Usługi chmurowe bez serwera to inne utrzymanie niż kilka maszyn wirtualnych, zapora, VPN i system ERP na własnym sprzęcie.
- Wizyty na miejscu. Wsparcie zdalne jest tańsze. Wizyty, dojazdy i ich częstotliwość trzeba wycenić osobno.
- Stan środowiska na starcie. Brak dokumentacji, nieznane hasła i sprzęt bez wsparcia producenta oznaczają więcej pracy przy przejęciu.
Dlaczego nie podajemy średniej ceny rynkowej
Nie wszystkie firmy publikują cenniki obsługi informatycznej, a te dostępne publicznie opisują bardzo różne zakresy. Jeden pakiet obejmuje sam helpdesk bez godzin administracyjnych, inny serwer, kopie i wizyty na miejscu, a trzeci jest ceną za stanowisko bez informacji o oknie wsparcia. Uśrednienie takich kwot dałoby liczbę, której nie odpowiada żadna realna oferta.
Rzetelniejszy obraz rynku daje kilka ofert przygotowanych na tym samym opisie Waszego środowiska. Jak przygotować taki opis i o co pytać, piszemy w ostatniej części tekstu.
Cennik obsługi IT NexaIT w 2026 roku
Poniższe kwoty są cenami netto „od”, za miesiąc. Ostateczny zakres i wycena zależą od przeglądu środowiska. Licencje i ochrona stanowisk nie są wliczone.
| Pakiet | Stanowiska | Cena od | Godziny prac w miesiącu | Okno wsparcia | Reakcja na zgłoszenie krytyczne |
|---|---|---|---|---|---|
| START IT | 1-5 | 1 190 zł | 4 h | pn-pt 9:00-17:00 | 4 h robocze |
| BUSINESS IT | 6-20 | 2 490 zł | 8 h | pn-pt 8:00-18:00 | 1 h robocza |
| PROFESSIONAL IT | 21-50 | 5 490 zł | 16 h | pn-pt 8:00-18:00 oraz dyżur weekendowy dla zgłoszeń krytycznych | 30 minut |
| ENTERPRISE IT | od 51 | 9 900 zł | 30-40 h | 24/7 dla zgłoszeń krytycznych | ustalana po audycie |
Czas reakcji oznacza podjęcie zgłoszenia i rozpoczęcie diagnozy w oknie wsparcia danego pakietu. To nie jest czas usunięcia awarii. Zegar startuje od rejestracji zgłoszenia w kanale helpdesk. Różnicę między czasem reakcji a czasem przywrócenia działania opisujemy w tekście o SLA w obsłudze IT.
START IT obejmuje między innymi zdalny helpdesk bez limitu zgłoszeń w granicach rozsądnego użycia, monitoring stacji, aktualizacje, administrację Microsoft 365 albo Google Workspace i comiesięczną weryfikację kopii zapasowych. BUSINESS IT dodaje proaktywny monitoring z alertami, zarządzanie kopiami, administrację jednego serwera, podstawową sieć z VLAN dla gości i VPN oraz przegląd kwartalny. PROFESSIONAL IT obejmuje środowiska wieloserwerowe, pełne zarządzanie siecią, kwartalny test odtworzenia kopii, dokumentację utrzymywaną na bieżąco i jedną wizytę na miejscu w kwartale. W ENTERPRISE IT zakres, SLA i sposób pełnienia dyżuru ustalamy po audycie środowiska. Pełny opis pakietów jest na stronie outsourcingu IT.
Ukryte koszty: licencje, dojazdy, projekty
Abonament rzadko jest jedyną pozycją na fakturze. Zanim porównacie oferty, sprawdźcie, gdzie każdy dostawca umieszcza poniższe koszty.
Licencje. Microsoft 365, Google Workspace, program księgowy, oprogramowanie do kopii i ochrona stanowisk są zwykle płatne osobno. U nas ochrona stanowiska kosztuje od 19 zł netto miesięcznie w pakiecie bazowym i od 29 zł netto w wersji z wykrywaniem zagrożeń, za stanowisko.
Dojazdy. Wizyta w promieniu 30 km od Świebodzina to ryczałt 80 zł netto plus stawka godzinowa. Dalej liczymy 1,50 zł netto za kilometr w obie strony plus stawka godzinowa. U innych dostawców dojazd bywa wliczony w abonament, bywa ryczałtem za wizytę albo pozycją doliczaną za każdym razem.
Projekty. Migracje, wdrożenia, nowy serwer czy przebudowa sieci są prawie zawsze poza abonamentem. W pakietach PROFESSIONAL IT i ENTERPRISE IT dajemy na nie rabat 10 i 15 procent.
Przejęcie środowiska. Na starcie trzeba zinwentaryzować sprzęt, przejąć dostępy, uruchomić monitoring i spisać ryzyka. U nas to jednorazowa opłata w wysokości jednego abonamentu, znoszona przy umowie na 24 miesiące i dłużej.
Praca po godzinach i tryb ekspresowy. Wieczorem i w soboty doliczamy 50 procent do stawki, w nocy, w niedziele i święta 100 procent. Start prac w ciągu 4 godzin od zgłoszenia poza SLA pakietu to dopłata 50 procent.
Zasady abonamentu. Niewykorzystane godziny nie przechodzą na kolejny miesiąc, a minimalny okres umowy wynosi od 3 miesięcy w START IT do 12 miesięcy w PROFESSIONAL IT i ENTERPRISE IT. Zapytajcie o te zasady każdego dostawcę, bo mają realny wpływ na roczny koszt.
Outsourcing IT w Warszawie i w innych miastach
Wiele zapytań o cennik dotyczy konkretnego miasta, najczęściej Warszawy. Lokalizacja zmienia przede wszystkim koszt i dostępność wizyt na miejscu, bo większość zgłoszeń obsługuje się zdalnie niezależnie od tego, gdzie jest biuro.
Działamy z jednego biura w Świebodzinie. Na miejscu obsługujemy Świebodzin, Sulechów, Zieloną Górę i Gorzów Wielkopolski. Wrocław, Poznań i Nysę obsługujemy zdalnie, z wizytami według planu, a pozostałe miasta, w tym Warszawę, zdalnie. Jeśli Wasza firma w Warszawie potrzebuje technika na miejscu kilka razy w tygodniu, lepiej sprawdzi się dostawca z lokalnym zespołem albo układ, w którym wsparcie zdalne łączy się z lokalnym serwisem sprzętu.
Outsourcing IT czy informatyk na etacie
Porównanie z etatem ma sens tylko przy tym samym zakresie i tej samej dostępności. Dla orientacji: według GUS przeciętne miesięczne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw w sierpniu 2026 r. wyniosło 9 259,54 zł brutto. To średnia dla wszystkich zawodów, więc wynagrodzenie administratora IT może się od niej istotnie różnić.
Po stronie etatu policzcie wynagrodzenie, składki pracodawcy, sprzęt, narzędzia, szkolenia, rekrutację oraz zastępstwo na czas urlopu i choroby. Po stronie outsourcingu: abonament, przejęcie środowiska, projekty poza zakresem, dojazdy i dopłaty. Szersze porównanie obu modeli opisujemy w tekście helpdesk w abonamencie czy informatyk na etacie.
Część firm łączy oba rozwiązania. Wewnętrzny koordynator zna procesy i ustala priorytety, a zewnętrzny zespół odpowiada za uzgodnione obszary techniczne, monitoring i zastępstwa.
Jak porównywać oferty obsługi informatycznej firm
Przekażcie wszystkim dostawcom ten sam opis środowiska: liczbę użytkowników, komputerów, serwerów i lokalizacji, listę kluczowych systemów, oczekiwane godziny wsparcia i informację o kopiach oraz sieci. Potem zadajcie te same pytania:
- Co dokładnie obejmuje abonament, a co jest projektem wycenianym osobno?
- Ile godzin prac jest w cenie i jak rozliczane są przekroczenia?
- Jak zdefiniowane są priorytety, czas reakcji i cel przywrócenia działania?
- W jakich godzinach działa helpdesk i które zdarzenia są obsługiwane poza nimi?
- Czy wizyty, dojazdy i licencje są w cenie?
- Kto zastępuje opiekuna na urlopie i jak wygląda eskalacja?
- Jaki jest minimalny okres umowy, koszt przejęcia środowiska i tryb wypowiedzenia?
- Jak odzyskacie dokumentację, konta i konfiguracje po zakończeniu współpracy?
Poproście też o rozliczenie trzech scenariuszy: zwykłego miesiąca, miesiąca z wdrożeniem kilku nowych pracowników i awarii krytycznej poza godzinami pracy. Dopiero wtedy zobaczycie, czy cena jest przewidywalna.
Jeśli dostawca będzie miał dostęp do danych osobowych, na przykład w poczcie czy systemie kadrowym, potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania. RODO w art. 28 wymaga, by administrator korzystał wyłącznie z podmiotów, które zapewniają wystarczające gwarancje ochrony danych, a powierzenie opierało się na umowie określającej między innymi przedmiot, czas trwania i cel przetwarzania. Więcej pytań do dostawcy zebraliśmy w tekście o tym, jak wybrać firmę do outsourcingu IT.
Na koniec zestawcie oferty z kosztem przestoju. Jeśli godzina bez systemów kosztuje firmę więcej niż różnica między pakietami, krótszy czas reakcji się opłaca. Szacunek dla Waszej firmy da kalkulator kosztu przestoju, a zakres i wycenę dla rzeczywistego środowiska ustalimy podczas bezpłatnego przeglądu IT.
Źródła
- Główny Urząd Statystyczny, Obwieszczenie w sprawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w sierpniu 2026 r., https://stat.gov.pl/sygnalne/komunikaty-i-obwieszczenia/lista-komunikatow-i-obwieszczen/obwieszczenie-w-sprawie-przecietnego-miesiecznego-wynagrodzenia-w-sektorze-przedsiebiorstw-w-sierpniu-2026-r-,56,154.html (dostęp 2.10.2026)
- Parlament Europejski i Rada UE, Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO), art. 28, https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj (dostęp 2.10.2026)
Stan na 2 października 2026 r.