Informatyk znajomy to najdroższe IT w firmie: gdzie powstają ukryte koszty

Najdroższe awarie w małych firmach rzadko dotyczą skomplikowanej technologii. Typowy scenariusz wygląda tak: osoba, która od lat „robiła komputery”, jest na urlopie albo zmieniła pracę, serwer nie wstaje, nikt nie zna hasła administratora, a kopia zapasowa leży na dysku, którego od dawna nikt nie podłączał. Znajomy, który pomaga po godzinach, często dobrze zna się na rzeczy. Problem tkwi w modelu współpracy, w którym wiedza, dostęp i odpowiedzialność są w jednej głowie i nigdzie nie zostały spisane.

Dlaczego pomoc znajomego wydaje się tania

Rachunek za doraźną pomoc jest niski albo zerowy. Znajomy przyjeżdża wieczorem, coś ustawia, czasem bierze symboliczną kwotę, czasem zaproszenie na obiad. Na tle abonamentu IT wygląda to jak oczywista oszczędność.

Koszt pojawia się gdzie indziej: w godzinach, przez które zespół nie może pracować, w czasie właściciela, który szuka pomocy, i w ryzyku, którego nikt nie wycenił. W dobrych miesiącach go nie widać. Pojawia się naraz, przy pierwszej awarii, która trafia na urlop, chorobę albo zmianę pracy pomocnika. Dlatego ten model jest najtańszy aż do dnia, w którym staje się najdroższy.

Scenariusz pierwszy: hasła i konta w jednej głowie

W firmach obsługiwanych doraźnie regularnie trafiamy na tę samą sytuację. Hasło do panelu routera zna tylko osoba, która go konfigurowała. Konto administratora Microsoft 365 albo Google Workspace jest założone na jej prywatny adres e-mail. Domena firmy jest zarejestrowana na jej dane, a faktury za nią przychodzą do jej skrzynki.

Dopóki współpraca trwa, nikt tego nie zauważa. Gdy kontakt się urywa, firma nie może dodać nowego pracownika do poczty, zmienić konfiguracji sieci ani przedłużyć domeny bez długiej procedury odzyskiwania dostępu u dostawcy. Jeżeli w tym czasie domena wygaśnie, przestaje działać poczta.

CERT Polska zaleca, aby każde konto miało inne hasło, hasła przechowywał menedżer haseł, a dostępów nie przekazywać SMS-em ani e-mailem, nawet zaufanej osobie. W firmie oznacza to firmowy sejf haseł, do którego dostęp ma także właściciel firmy. Jak go zorganizować, opisujemy w artykule o menedżerze haseł dla firmy.

Scenariusz drugi: kopia zapasowa, której nikt nie testował

Typowa kopia w modelu doraźnym to dysk zewnętrzny podłączony na stałe do serwera albo komputera z programem księgowym. Działa, dopóki nie przyjdzie ransomware, które szyfruje wszystko, co widzi, razem z podłączonym dyskiem. Druga typowa wersja to dysk, który miał być podłączany raz w tygodniu, a ostatnia kopia na nim ma kilka miesięcy.

CERT Polska opisuje zasadę 3-2-1: trzy kopie ważnych danych, na dwóch różnych nośnikach, w tym jedna poza siedzibą. Zaleca też, aby jedna kopia była całkowicie offline, a same kopie regularnie testowane. Podkreśla, że napastnicy aktywnie szukają serwerów kopii, żeby je zniszczyć przed zaszyfrowaniem reszty. Kopia, której nikt nigdy nie odtworzył, jest tylko nadzieją.

W naszej realizacji dla firmy z 7 stanowiskami system ERP działał na zwykłym komputerze biurowym z jednym dyskiem i jednym zasilaczem, bez potwierdzonej, przetestowanej kopii zapasowej. Opis stanu wyjściowego i prac znajdziecie w studium modernizacji infrastruktury. Jak zaplanować kopie, piszemy w artykule o backupie danych w firmie.

Scenariusz trzeci: brak dokumentacji sieci i urządzeń

Sieć budowana doraźnie narasta latami. Ktoś dokłada router, ktoś przedłuża kabel, ktoś dodaje punkt dostępowy z marketu. Przewody nie są opisane, adresy urządzeń nie są nigdzie zapisane, a wiedza o tym, co gdzie jest podłączone, zostaje w głowie jednej osoby.

Koszt tej sytuacji widać przy każdej awarii i każdej zmianie. Diagnoza zaczyna się od szukania, który kabel jest który, a nowa osoba od IT spędza pierwsze dni na odtwarzaniu topologii, zamiast naprawiać problem. Płacicie wtedy dwa razy: za czas przestoju i za godziny pracy specjalisty, który zgaduje.

Scenariusz czwarty: dostępność w złym momencie

Znajomy informatyk ma zwykle swoją główną pracę, rodzinę i urlop. Jeśli serwer przestaje działać we wtorek o 10:00, odpowiedź brzmi „wpadnę po 17:00” albo „w weekend”. Przez ten czas zespół czeka, a klienci nie dostają faktur, wycen ani towaru.

Nie da się tego mieć mu za złe, bo nikt nie umówił z nim czasu reakcji. To właśnie ta różnica: w umowie serwisowej czas podjęcia zgłoszenia jest zapisany, a dostawca ma zastępstwo na wypadek nieobecności opiekuna. Druga strona dostępności to brak ciągłości. Każda wizyta zaczyna się od przypomnienia sobie, co było zmieniane ostatnio, bo nikt nie prowadzi historii zgłoszeń. Ten sam problem z drukarką albo VPN wraca co kilka miesięcy i za każdym razem jest rozwiązywany od nowa.

Ile kosztuje Was godzina przestoju, policzycie w kalkulatorze kosztu przestoju.

Scenariusz piąty: aktualizacje i konta byłych pracowników

W modelu doraźnym nikt nie odpowiada za rzeczy, które nie bolą od razu. Aktualizacje systemów i urządzeń sieciowych są instalowane przy okazji wizyty albo wcale. Konta osób, które odeszły z firmy, zostają aktywne, bo nikt nie dostał informacji, że trzeba je zamknąć.

Te zaległości nie powodują awarii z dnia na dzień. Zwiększają natomiast szansę, że włamanie przez znaną lukę albo przez stare hasło byłego pracownika uda się przy pierwszej próbie. Kosztu nie widać aż do incydentu.

Jak policzyć koszt jednej awarii

Koszt doraźnej pomocy widać dopiero po zsumowaniu kilku pozycji, które zwykle nie trafiają do żadnego zestawienia:

1. Czas zespołu. Liczba osób, które nie mogą pracować, razem z ich kosztem godziny i czasem przestoju.
2. Czas właściciela. Godziny spędzone na szukaniu pomocy, telefonach do operatora i ustalaniu, kto ma hasło.
3. Utracona sprzedaż. Zamówienia, których nie dało się przyjąć, i faktury wystawione z opóźnieniem.
4. Odtwarzanie. Praca specjalisty, który musi najpierw rozpoznać środowisko, a potem je naprawić, oraz ponowne wprowadzanie danych, jeśli kopia była nieaktualna.
5. Skutki prawne i umowne. Kary za opóźnienia w dostawach, a przy wycieku danych także obowiązki wobec klientów i organu nadzorczego.

Jedna kilkugodzinna awaria w firmie z kilkunastoma stanowiskami może kosztować więcej niż wszystkie drobne opłaty za doraźną pomoc z całego roku. Dlatego porównujemy koszt awarii z kosztem jej zapobiegania, a nie stawkę znajomego ze stawką firmy serwisowej.

Minimum, które firma powinna mieć niezależnie od modelu

Niezależnie od tego, kto zajmuje się IT, firma powinna mieć u siebie: listę urządzeń i usług, konta właścicielskie na firmowych adresach, firmowy sejf haseł, kopię zapasową z udokumentowanym testem odtworzenia, opis sieci i dane kontaktowe do wszystkich dostawców. Jeśli tych elementów nie ma, to pierwsza rzecz do zrobienia, zanim zmienicie cokolwiek innego.

Kiedy pomoc znajomego wystarcza

Są firmy, w których ten model ma sens. Jedno- lub dwuosobowa działalność, praca w całości w usługach chmurowych, drugi składnik logowania włączony na wszystkich kontach, konta administracyjne na firmowym adresie i kopia danych prowadzona przez usługę. Wtedy rola pomocnika ogranicza się do drobnych spraw, a jego niedostępność nie zatrzymuje firmy.

Gdy pojawia się serwer, program księgowy lub ERP zainstalowany lokalnie, kilka stanowisk w sieci albo wymagania klientów co do bezpieczeństwa, doraźna pomoc przestaje wystarczać. Granicę wyznacza to, czy przestój jednego systemu zatrzymuje pracę całej firmy, niezależnie od liczby pracowników.

Jak bezpiecznie przejść na stałą opiekę IT

Najgorszy sposób to zerwanie współpracy z dnia na dzień i wezwanie nowej firmy po pierwszej awarii. Rekomendujemy przejście w uporządkowanych krokach, najlepiej z udziałem dotychczasowej osoby.

1. Rozmowa z dotychczasowym pomocnikiem. Podziękujcie za dotychczasową pracę i poproście o pomoc w przekazaniu. Dotychczasowa osoba zwykle chętnie pomaga w przekazaniu, jeśli rozmowa nie brzmi jak oskarżenie.
2. Przejęcie kont właścicielskich. Domena, konto administratora poczty, panel operatora i licencje przechodzą na firmowy adres i dane firmy.
3. Inwentaryzacja. Spis urządzeń, usług, haseł, licencji i umów z dostawcami, z miejscem przechowywania każdego elementu.
4. Sprawdzenie kopii zapasowych. Ustalenie, co jest kopiowane, gdzie i kiedy, oraz test odtworzenia wybranych danych.
5. Zmiana haseł administracyjnych. Dopiero po przejęciu wszystkich dostępów, według uzgodnionego harmonogramu.
6. Dokumentacja i umowa serwisowa. Opis środowiska, zakres usług, czasy reakcji i zasady zastępstwa.

Szczegółową procedurę opisujemy w artykule zmiana firmy IT bez przestoju. Ten sam porządek stosujemy przy przejmowaniu firm od znajomych informatyków i od innych firm serwisowych. Zakres stałej opieki opisujemy na stronie stała opieka IT.

Najczęstsze pytania

Czy przejście na stałą opiekę oznacza rezygnację ze znajomego informatyka?

Niekoniecznie. Jeśli ta osoba ma czas i kompetencje, można sformalizować współpracę: spisać zakres, czasy reakcji, zastępstwo i miejsce przechowywania dokumentacji. Można też podzielić role, tak żeby znajomy pomagał na miejscu, a firma zewnętrzna odpowiadała za kopie, sieć i bezpieczeństwo.

Od czego zacząć, jeśli nie wiemy, co mamy?

Od inwentaryzacji i sprawdzenia, kto jest właścicielem domeny i kont administracyjnych. To zajmuje niewiele czasu, a pokazuje, czy firma w ogóle ma kontrolę nad własnym IT. Taki przegląd robimy podczas bezpłatnego przeglądu IT.

Źródła

• CERT Polska, Hasła - Baza wiedzy CERT Polska, https://wiedza.cert.pl/dobre-praktyki/hasla/ (dostęp 2.10.2026)
• CERT Polska, Kopie bezpieczeństwa - Baza wiedzy CERT Polska, https://wiedza.cert.pl/dobre-praktyki/kopie-bezpieczenstwa/ (dostęp 2.10.2026)
• Gov.pl, Jak nie stracić swoich danych, czyli kopie zapasowe w pigułce, https://www.gov.pl/web/baza-wiedzy/jak-nie-stracic-swoich-danych-czyli-kopie-zapasowe-w-pigulce (dostęp 2.10.2026)

Stan na 2 października 2026 r.