Jak przygotować firmę do wyceny sieci

Wizja lokalna przed wyceną sieci często kończy się drugą wizytą: nie ma klucza do pomieszczenia technicznego, nikt nie wie, którędy wchodzi łącze operatora, a lista urządzeń powstaje na korytarzu z pamięci. Wszystko to da się przygotować wcześniej, bez żadnej wiedzy technicznej.

Dlaczego przygotowanie do wyceny sieci ma znaczenie

Wycena instalacji sieciowej to w gruncie rzeczy odpowiedź na pytanie o ilość pracy i materiału. Im mniej wiadomo o obiekcie, tym większy margines niepewności trzeba w niej zawrzeć.

Ten margines prowadzi w jedną z dwóch niekorzystnych stron. Wykonawca dolicza zapas na nieznane i oferta jest droższa, niż musi, albo wycenia optymistycznie, a różnica wychodzi podczas prac jako aneks.

Kilka rzeczy przygotowanych przed wizją lokalną usuwa większość tej niepewności.

Jest jeszcze jeden efekt: przygotowane materiały pozwalają porównać oferty. Trzech wykonawców, którzy dostali ten sam komplet informacji, wycenia ten sam zakres. Po haśle „potrzebujemy sieci w biurze” każdy może wycenić coś innego.

Rzut biura, choćby odręczny

Rzut jest najbardziej użytecznym materiałem z całej listy.

Nie musi być projektem architektonicznym. Wystarczy szkic z podziałem na pomieszczenia i orientacyjnymi wymiarami, a jeżeli na ścianie wisi plan ewakuacyjny, zwykle można wykorzystać jego zdjęcie.

Zaznaczcie na nim:

• gdzie stoi szafa albo urządzenia sieciowe, jeśli już są,
• którędy wchodzi łącze operatora,
• które pomieszczenia są, a które nie są w zakresie prac,
• miejsca, w których wiadomo, że coś nie działa.

Rzut pozwala ustalić odległości, których nie da się wiarygodnie określić w rozmowie. To one decydują o długości kabla, liczbie tras i tym, czy jeden punkt dystrybucyjny wystarczy.

Lista urządzeń, które mają działać w sieci

Potrzebna jest lista urządzeń, które mają działać po zakończeniu prac. Spis tego, co jest podłączone dziś, to dopiero punkt wyjścia.

Uwzględnijcie:

• komputery stacjonarne i laptopy, z podziałem na przewodowe i bezprzewodowe,
• drukarki, skanery, urządzenia wielofunkcyjne,
• telefony, jeśli firma używa telefonii przez sieć,
• kamery, kontrolę dostępu, domofony,
• terminale, kolektory, wagi, kasy, sprzęt produkcyjny z podłączeniem sieciowym,
• serwery i dyski sieciowe,
• sprzęt w salach konferencyjnych,
• urządzenia gości, jeśli mają korzystać z sieci.

Z tej listy najczęściej wypadają dwie grupy, które mają duży wpływ na wycenę: urządzenia zasilane przez kabel sieciowy (kamery, punkty dostępowe, część telefonów) i sprzęt techniczny, o którym nikt nie pamięta, bo nie stoi na biurku.

Liczba osób i sposób pracy w biurze

Sama liczba pracowników mówi mniej, niż się wydaje. Bardziej przydatne są informacje o sposobie pracy:

• ile osób pracuje jednocześnie w danym obszarze,
• czy praca to głównie poczta i dokumenty, czy wideokonferencje i praca na plikach z serwera,
• czy są godziny szczytu, na przykład poranne logowanie całej zmiany,
• czy planowany jest wzrost zatrudnienia w ciągu dwóch, trzech lat.

Ostatni punkt tanio uwzględnia się na etapie projektu. Dołożenie dwóch dodatkowych torów przy okazji prac kosztuje ułamek osobnej wizyty za rok.

Dostęp do pomieszczeń i tras kablowych

Tu najczęściej powstają różnice między wyceną a rzeczywistością.

Przed wizją lokalną ustalcie:

• czy da się wejść do wszystkich pomieszczeń w zakresie prac, łącznie z technicznymi,
• czy sufit podwieszany da się otworzyć i czy nad nim jest przestrzeń,
• czy istnieją wolne przepusty między pomieszczeniami, czy trzeba wiercić,
• czy są kanały, korytka lub listwy, które można wykorzystać,
• jakie są ściany: karton-gips, cegła, żelbet. To decyduje o czasie i sprzęcie,
• czy w budynku obowiązują ograniczenia: godziny prac, zgoda zarządcy, wymogi przeciwpożarowe.

Ostatni punkt bywa pomijany, a w wynajmowanych biurowcach potrafi zablokować prace na tygodnie. Jeśli wynajmujecie powierzchnię, sprawdźcie warunki zgody zarządcy, zanim poprosicie o wycenę. O prowadzeniu kabli nad sufitem piszemy we wpisie o trasach kablowych w biurze.

Istniejąca instalacja sieciowa i jej dokumentacja

Jeżeli sieć już istnieje, wykonawca musi wiedzieć, co zastanie na miejscu:

• czy jest dokumentacja instalacji i czy gniazda są opisane,
• ile mniej więcej ma lat okablowanie,
• jakie urządzenia sieciowe pracują i czy są zarządzalne,
• czy ktoś ma do nich dostęp administracyjny,
• co ma zostać, a co idzie do wymiany.

Nie trzeba znać wszystkich odpowiedzi. Szczere „nie wiemy, nikt tego nie prowadził” jest pełnowartościową informacją: mówi wykonawcy, że pierwszym etapem powinna być inwentaryzacja.

Okna serwisowe: kiedy firma może przerwać pracę

Przy modernizacji to pytanie ma większy wpływ na cenę niż połowa pozostałych zagadnień.

Ustalcie przed rozmową:

• czy prace mogą odbywać się w godzinach pracy, czy tylko poza nimi,
• czy jest weekend albo dzień, w którym firma nie pracuje,
• które systemy nie mogą stracić łączności ani na chwilę,
• czy istnieje okres w roku, w którym przerwa jest wykluczona.

Prace poza godzinami kosztują więcej, ale czasem są jedynym wariantem. Lepiej uwzględnić je w wycenie niż dopiero przy ustalaniu terminu. Rozwijamy to we wpisie o modernizacji sieci bez przestoju.

Czy podawać wykonawcy budżet na sieć

To częste pytanie, a odpowiedź jest mniej oczywista, niż się wydaje.

Widełki pozwalają dobrać zakres i rozwiązania do tego, co faktycznie jest wykonalne. Obawa, że wykonawca „ustawi cenę pod budżet”, jest zrozumiała, ale bez tej informacji może powstać projekt dwukrotnie przekraczający możliwości firmy i praca obu stron pójdzie na marne.

Jeżeli nie chcecie podawać kwoty, wskażcie przynajmniej priorytet: najtańsze rozwiązanie jednego problemu czy infrastruktura planowana na lata.

Czego nie musicie przygotowywać

Żeby lista nie zniechęcała, wymieniamy też to, czego firma nie musi wiedzieć:

• jaki sprzęt kupić. To praca wykonawcy,
• kategorii okablowania ani standardów. Wystarczy opis, co ma działać. Jeśli jesteście ciekawi, różnice opisujemy we wpisie Cat6 czy Cat6A,
• projektu. Rzut odręczny wystarcza do wyceny,
• wszystkiego naraz. Każdy punkt z tej listy skraca proces osobno.

Lista kontrolna przed wizją lokalną i wyceną sieci

1. Rzut lub szkic z podziałem na pomieszczenia.
2. Zaznaczone: szafa, wejście łącza, obszar prac.
3. Lista urządzeń, które mają działać po zakończeniu.
4. Liczba osób pracujących jednocześnie w każdym obszarze.
5. Informacja o rodzaju ścian i dostępności tras.
6. Ograniczenia budynku: godziny, zgody, wymogi.
7. Stan obecnej instalacji i dostępów.
8. Okna, w których firma może nie pracować.
9. Priorytet lub widełki budżetowe.
10. Osoba kontaktowa z dostępem do pomieszczeń.

Punkt 10 brzmi trywialnie, ale bywa wąskim gardłem. Wizja lokalna, na której nikt nie ma klucza do pomieszczenia technicznego, kończy się drugą wizytą.

Co powinno się stać po wizji lokalnej

Po wizji powinno wydarzyć się kilka rzeczy, dzięki którym wiadomo, czego oczekiwać od oferty:

• wykonawca powinien zadać pytania, a nie tylko obejrzeć i wyjść,
• wycena powinna wypunktowywać zakres zamiast opisywać go jednym zdaniem,
• powinny być jawnie wymienione wyłączenia: co nie jest w cenie,
• powinien być opisany tryb postępowania przy pracach dodatkowych,
• powinno być jasne, co znajdzie się w dokumentacji po odbiorze.

Jeżeli oferta tego nie zawiera, dopytajcie, korzystając z listy pytań do wykonawcy sieci przed umową.

Jak przygotowujemy wycenę sieci

Zaczynamy od przeglądu: sprawdzamy stan faktyczny, ustalamy zakres i wskazujemy, co da się zrobić samą konfiguracją, a co wymaga prac. Wynik przeglądu zostaje u Was niezależnie od tego, czy zdecydujecie się na współpracę, więc możecie go wykorzystać do porównania innych ofert.

Wycenę podajemy w punktach, z jawnymi wyłączeniami i trybem zatwierdzania prac dodatkowych. Terminu nie określamy przed obejrzeniem obiektu.

Po wdrożeniu sieć może zostać w całości po Waszej stronie, z dokumentacją i pełnymi prawami administracyjnymi, albo przejść pod naszą stałą opiekę w ramach usługi budowy i utrzymania sieci firmowych.